Die Phasen des Vorstellungsgesprächs

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch zeigt, dass Ihre Bewerbungsunterlagen den potenziellen Arbeitgeber überzeugt haben. Nun möchte er Sie persönlich kennen lernen und herausfinden, ob Unternehmen und Bewerber zusammenpassen. Im Vorstellungsgespräch erhalten Sie die Chance, sich selbst optimal zu präsentieren und alles Wichtige über die ausgeschriebene Position und das Unternehmen zu erfahren.

  1. Vorbereitung
  2. Outfit
  3. Das Gespräch
  4. Ausgewählte Standardfragen
  5. Auftreten und Präsentation
  6. Nach dem Gespräch
  7. Buchtipps

1. Vorbereitung

Terminabsprache
Mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch wird Ihnen ein Terminvorschlag unterbreitet, den Sie annehmen und einhalten sollten. Um Missverständnisse zu vermeiden empfiehlt es sich, den Termin schriftlich zu bestätigen. Können Sie den Termin aus wirklich wichtigen Gründen nicht einhalten, sollten Sie höflich um eine Verschiebung bitten, müssen diese dann aber ausführlich und gut begründen können.

Unternehmensinfos
Wer gut informiert in ein Vorstellungsgespräch geht, fühlt sich selbst sicherer und strahlt diese Sicherheit auch aus. Um auf mögliche Fragen antworten und/oder intelligente Fragen stellen zu können, sollten Sie sich so gut wie möglich über das Unternehmen und die ausgeschriebene Position informieren. Wichtige Aspekte sind zum Beispiel:

  • Umsatz- und Gewinnzahlen
  • Mitarbeiterzahlen
  • Produkte und Serviceleistungen
  • Informationen über die Branche
  • Gehaltsniveau
  • Arbeitszeiten
  • Name des Vorstandsvorsitzenden / Geschäftsführers
  • Zielgruppen
  • Konkurrenz
  • Standorte
  • Unternehmensstruktur
  • Unternehmensphilosophie

Informationsquellen: Internet, Zeitungen, Handelsregister, Branchenverzeichnisse, Messekataloge, PR- oder Personalabteilung des Unternehmens.

Die eigene Bewerbung kennen
Es ist auch wichtig, über „sich selbst“ informiert zu sein. Lesen Sie vor dem Gespräch noch einmal gründlich Ihre Bewerbungsunterlagen durch, damit Sie Ihren Lebenslauf mündlich wiedergeben und auf vertiefende Fragen – zum Beispiel nach Lücken oder Stellenwechsel – antworten können.

Kleidung
Entscheiden Sie sich rechtzeitig (spätestens einige Tage vor dem Gespräch) für ein passendes
Outfit. Schließlich müssen Sie eventuell noch einkaufen, waschen und bügeln.

Anfahrt
Unpünktlichkeit macht keinen guten Eindruck. Für die Anfahrt sollte daher reichlich Zeit eingeplant werden – inklusive Zeitverzögerungen durch Staus, Zugverspätungen, Parkplatzsuche und schlechtes Wetter. Mindestens 15 Minuten vor Gesprächsbeginn sollten Sie vor Ort sein, denn bei großen Unternehmen nimmt auch der Weg vom Pförtner zum Besprechungszimmer einige Zeit in Anspruch.

2. Outfit

Entscheidungsfindung
Spätestens am Vorabend sollte das Bewerbungs-Outfit frisch gewaschen und gebügelt bereit liegen. Wie das ideale Outfit aussieht, hängt vom Unternehmen, der Position und von Ihnen selbst ab. Nicht in jedem Unternehmen sind Schlips und Kragen Pflicht. Während Sie sich bei einer Bank konservativ kleiden sollten, kann es bei einem jungen Start-up etwas lockerer sein. Faustregel: Der Bewerber sollte sich so kleiden, wie er das Unternehmen nach außen hin repräsentieren würde – seriös, zeitgemäß und gepflegt. Lieber etwas zu chic als zu leger. Allerdings sollten Sie sich nicht verkleidet fühlen, da sich dieses Unwohlsein negativ auf Ihr Verhalten auswirken würde.

Frauen
Ein Kostüm in dezenten Farben – mit diesem Outfit können Frauen generell nichts falsch machen. Sowohl für Make-up als auch für Parfüm und Schmuck gilt: Weniger ist oft mehr. Falls Sie einen Rock tragen, achten Sie darauf, dass er auch im Sitzen nicht zu kurz ist. Die Schuhe sollten keine zu hohen Absätze haben. Wer keine Stöckelschuhe gewohnt ist, sollte auch im Vorstellungsgespräch darauf verzichten.

Männer
Für Männer empfiehlt sich ein Anzug oder eine Kombination in gedeckten Farben, ein helles Hemd und eine dezente Krawatte. Jeans, bunte Hemden und weiße Socken sind im Vorstellungsgespräch fehl am Platz.

3. Das Gespräch

Gesprächseröffnung
Ihr Gesprächspartner wird versuchen, Ihnen durch einige lockere Fragen, zum Beispiel zu Ihrer Anreise, die Nervosität zu nehmen und eine angenehmen Atmosphäre zu schaffen. Sie sollten freundlich, aber nicht zu langatmig auf diese Fragen antworten. Geben Sie Ihrem Gegenüber zur Begrüßung die Hand und merken Sie sich bei der Vorstellung seinen Namen, damit Sie ihn später namentlich ansprechen können.
Möglicherweise wird man Ihnen etwas zu trinken anbieten, das Sie gerne annehmen können. Alkohol oder Zigaretten sollten jedoch dankend abgelehnt werden.

Hauptteil
Im Hauptteil des Gesprächs geht es darum, dass beide Seiten so viel wie möglich über ihren Gesprächspartner erfahren. Das Unternehmen wird sich vorstellen und Sie über die ausgeschriebene Position informieren. Anschließend (oder vorher) wird man Ihnen zahlreiche Fragen stellen, auf die Sie sich gut vorbereiten sollten. Vorbereiten sollten Sie sich auch auf die Aufforderung, eigene Fragen zu stellen.

Eigene Fragen
Anhand eigener Fragen können Sie Ihr Interesse bekunden und beweisen, dass Sie gut vorbereitet sind. Die Fragen können zum Beispiel das Unternehmen, die ausgeschriebene Stelle, die Branche und vertragliche Rahmenbedingungen betreffen. Natürlich gibt es auch Fragen, die man im Vorstellungsgespräch meiden sollte. So macht es beispielsweise keinen guten Eindruck, im ersten Gespräch nach dem ersten Urlaub oder dem pünktlichen Feierabend zu fragen. Die Initiative zum Thema „Gehalt“ sollte von Ihrem Gesprächspartner ausgehen. Sie sollten aber auf jeden Fall darüber informiert sein, was üblicherweise in der Branche gezahlt wird.

Verabschiedung
Hier besteht noch einmal die Möglichkeit, letzte Unklarheiten zur weiteren Vorgehensweise zu klären (Wer meldet sich bis wann? Findet ein zweites Gespräch statt?). Sie sollten sich herzlich und freundlich verabschieden, um einen möglichst guten „letzten“ Eindruck zu hinterlassen.

Die Gesprächspartner
Je nach Größe und Struktur des Unternehmens werden Sie mit Personen aus der Personalabteilung und/oder der Fachabteilung das Gespräch führen. Während es der Personalabteilung vor allem um die persönliche Qualifikation des Bewerbers geht, liegt das Interesse der Fachabteilung primär in den fachlichen Qualifikationen.

4. Ausgewählte Standardfragen

„Was wissen Sie über unser Unternehmen?“
Mit dieser Frage möchte der Gesprächspartner testen, ob Sie gut vorbereitet sind und sich für das Unternehmen interessieren. Sammeln Sie also schon im Vorfeld möglichst viele Unternehmensinformationen.

„Erzählen Sie uns etwas über Ihren Werdegang.“
Der schriftliche Lebenslauf liegt Ihrem Gesprächspartner vor. Es wird ihn also langweilen, wenn Sie den auswendig gelernten Lebenslauf trocken wiedergeben. Vielmehr sollten Sie Ihrem Werdegang eine Logik geben, ihn strukturieren und wesentliche Elemente herausstellen. Für Sie ist dies eine gute Gelegenheit, sich möglichst positiv darzustellen.

„Warum haben Sie sich gerade für diese Position und für dieses Unternehmen beworben?“
Bereiten Sie sich gut auf diese Frage vor. Eine überzeugende Antwort zeugt von Interesse für das Unternehmen und für die Stelle – und davon, dass Sie sich mit dem Unternehmen identifizieren können.

„Wie würden Sie sich charakterisieren? Worin sehen Sie Ihre Stärken und Schwächen?“
Auch bei dieser Frage geht es darum, wie Sie sich darstellen. Insgesamt sollten Sie sich in ein gutes Licht stellen. Es wirkt allerdings unglaubwürdig, wenn Sie übertrieben mit Stärken prahlen, ohne dabei Schwächen einzugestehen. Einen guten Eindruck machen Sie, wenn Sie Ihre Stärken und Schwächen anhand von konkreten Beispielen belegen. Dabei können Sie auch zeigen, dass Sie aus Schwächen Lehren gezogen haben und Ihre Stärken sinnvoll einzusetzen wissen.

„Was erwarten Sie von dieser Tätigkeit?“
Diese Frage gibt Ihnen die Möglichkeit, über Ihre Erwartungen an den Job zu sprechen. Schließlich besteht nicht nur die Möglichkeit, dass das Unternehmen sich für einen anderen Kandidaten entscheidet. Auch Sie können sich für ein anderes Unternehmen entscheiden – zum Beispiel, wenn es schwerwiegende Differenzen zwischen Ihren Erwartungen und den Vorstellungen des Unternehmens gibt.

Weitere Standardfragen

  • Warum haben Sie sich gerade für diese Studienfächer entschieden?
  • Womit haben Sie sich in Ihrer Diplomarbeit befasst?
  • Was qualifiziert gerade Sie für diese Position?
  • Welche praktischen Erfahrungen, die für diese Position relevant sind, haben Sie bereits gemacht?
  • Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?
  • Wie gehen Sie mit Kritik um?
  • Womit beschäftigen Sie sich in Ihrer Freizeit?

5. Auftreten und Präsentation

Körpersprache
Um einen selbstbewussten Eindruck zu machen, sollten Sie eine aufrechte Haltung einnehmen, ohne steif zu wirken. Suchen Sie den direkten Blickkontakt zum Gesprächspartner und geben Sie ihm zur Begrüßung und beim Abschied die Hand.
Vermeiden Sie nervöse Spielchen mit Kugelschreiber, Ohrringen oder Haaren. Auch das unruhige Hin- und Herrutschen auf dem Stuhl macht keinen guten Eindruck.

Stimme
Sprechen Sie laut, deutlich und mit fester Stimme. Lassen Sie Ihren Gesprächspartner ausreden und antworten Sie freundlich auf die gestellten Fragen. Lächeln Sie Ihr Gegenüber von Zeit zu Zeit freundlich und auffordernd an.

6. Nach dem Gespräch

Die Entscheidung
Nach dem Vorstellungsgespräch muss sich nicht nur das Unternehmen entscheiden, sondern auch Sie müssen klären, ob die Position für Sie in Frage kommt. Um eine Entscheidung treffen zu können, sollten Sie daher nach dem Gespräch alle Eindrücke schriftlich festhalten. Sind Sie an dem Job interessiert, können Sie dieses Interesse in einem kurzen Brief an Ihren Gesprächspartner bekunden – zum Beispiel, indem Sie sich für das Gespräch und die nette Atmosphäre bedanken.

Das zweite Vorstellungsgespräch
Je nach Position und Unternehmen werden Sie eventuell zu einem zweiten Gespräch eingeladen. Zu diesem Zeitpunkt hat sich die Anzahl der Mitbewerber bereits „reduziert“ – Sie haben also im ersten Gespräch überzeugt. Eine endgültige Entscheidung wurde jedoch meist noch nicht getroffen. Neben einer Vertiefung fachlicher Fragen wird es in dem zweiten Gespräch um vertragliche Aspekte gehen. Auch hier gilt: Bereiten Sie sich gründlich vor, damit der gute Eindruck aus dem ersten Gespräch nicht getrübt wird.

Im Fall einer Absage
Von einer Absage sollten Sie sich nicht entmutigen lassen. Nutzen Sie vielmehr die gesammelten Eindrücke als Erfahrungen, aus denen Sie für das nächste Mal lernen können.

Bewerbungskosten
Werden Sie von einem Unternehmen zum Vorstellungsgespräch eingeladen, muss dieses grundsätzlich für Fahrt- und Übernachtungskosten aufkommen. Wird dieses Thema im Gespräch nicht erwähnt, sollten Sie das Ergebnis des Gespräches abwarten und bei einer Absage in einem höflichen Brief um die Erstattung der Kosten bitten.

 

Mehr Informationen zum Thema Vorstellungsgespräch
Lesen Sie weitere Texte im karriereführer-Angebot zum Thema Bewerbung.

 
Literaturtipps:
Die besten Bewerbungsmuster für Berufseinsteiger Helga Krausser-Raether, Die besten Bewerbungsmuster für Berufseinsteiger – mit CD-ROM. Haufe Verlag 2004
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cover Christian Püttjer / Uwe Schnierda, Hochschulabsolventen überzeugen im Vorstellungsgespräch. Sit-up! Verlag 1999
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cover Doris und Frank Brenner / Birgit Giesen, Individuell bewerben. Mit praktischen Übungen zum Assessment Center, Staufenbiel Institut für Studien- und Berufsplanung GmbH, 4. Auflage 2000
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cover Michael Opoczynski (Hg.), WISO Bewerbungsratgeber: Überzeugende Unterlagen, Perfekter Auftritt, Online-Bewerbungen, Networking, Job-Börsen, Wien/Frankfurt: Wirtschaftsverlag Ueberreuter, 2001
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cover Jürgen Hesse / Hans Christian Schrader, Die 100 häufigsten Fragen im Vorstellungespräch. Eine optimale Vorbereitung in kürzester Zeit. Eichborn Verlag 1999
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cover Jürgen Hesse / Hans Christian Schrader, Das erfolgreiche Vorstellungsgespräch. Wie Sie beeindrucken, überzeugen, gewinnen. Eichborn Verlag 1998
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