Bewerbung
Zehn Regeln für die virtuelle Bewerbung
Von Gerhard Winkler
Zunächst klingt es mehr als einfach: Anschreiben auf dem PC verfassen, Attachements anfügen, den Button "Send E-Mail" betätigen und schwupps: Weg ist das virtuelle Schriftstück, das über die persönliche Zukunft entscheiden kann. Doch Achtung: Um den größtmöglichen Effekt zu erzielen, müssen zehn Regeln im Auge behalten werden.
Wer sich auf postalischem Wege bei einem Unternehmen bewirbt, oder einfach nur weitere Informationen erhalten möchte, hält sich an anerkannte Standards, wie ein solcher Brief formuliert sein sollte. Der erste Eindruck beim potenziellen Arbeitgeber ist wichtig. Daher gibt man sich Mühe, dass sich keine Rechtschreibungs- oder Zeichensetzungsfehler in das Geschriebene einschleichen. Das runde Erscheinungsbild richtet sich beim geschriebenen Brief nach festgelegten DIN-Normen.
So beginnt der Brief nach einer korrekten Adressangabe mit Ort und Datum sowie einer Betreff und/oder Bezugszeile. Der Text eröffnet mit "Sehr geehrte Frau Sowieso", die direkte Anrede wird groß geschrieben, man hält sich an wohl formulierte Sätze und schließt "mit freundlichen Grüßen".
In der täglichen E-Mail-Korrespondenz sieht die Welt anders aus. Aus Effizienzgründen verzichten E-Mails häufig auf Floskeln, Unterscheidung zwischen Groß-/Kleinschreibung und Interpunktion. Nicht selten beinhalten die Mails einen eigenen Sprachcode, der in Form von Emoticons ( :-) usw.) oder kryptischen Abkürzungen ("cu" = see you = bis später) Anwendung findet. Ein kompletter Absender mit (echtem) Namen und Kontaktdaten fehlt häufig ganz.
Doch wie sollten E-Mails formatiert sein, die zur Kontaktaufnahme oder Bewerbung bei Unternehmen dienen? Kann oder sollte man sogar einen bewusst lockeren Ton bei jungen Start-Ups anschlagen? Kann ich beim E-Mail-Kontakt zu einer Unternehmensberatung Höflichkeitsfloskeln weglassen? Muss eine E-Mail an eine etablierte Traditionsbank denselben strengen Formatregeln entsprechen wie ein DIN-Brief?
Die Bewerbungsexperten der Karriere-Community squeaker.net (www.squeaker.net) haben bei Personalern in etablierten Unternehmen und jungen Internetunternehmen nachgefragt. Das Ergebnis ist der folgende Leitfaden zur Formulierung von wichtigen E-Mail-Anfragen und -Bewerbungen.
Auch wenn man sich noch nicht bewerben möchte, die Höflichkeit und das Interesse an einem guten ersten Eindruck gebieten, dass man sich für jede Form der Kontaktaufnahme (Brief, Telefon, persönliches Gespräch oder E-Mail) Mühe gibt. Eine E-Mail muss nicht den strengen DIN-Vorschriften eines Briefes folgen, dennoch empfehlen wir, auf folgende zehn Punkte unbedingt Rücksicht zu nehmen:
1) Empfänger
An wen geht der Brief eigentlich? Veruchen Sie direkt an eine konkrete Person, statt an eine Sammeladresse oder eine Gruppe von Personen zu schreiben. Reden Sie die Person dann auch direkt mit Namen an. Schicken Sie auf keinen Fall Massenmails ohne persönliche Anpassung an das Unternehmen. Diese werden garantiert nicht bearbeitet.
2) Format
Gewöhnlich können nicht alle Unternehmen formatierte E-Mails verarbeiten (d.h. E-Mails, die von Programmen wie Outlook mit verschiedenen Schriftarten, Bildern, Fett-Schrift etc. versehen sind). Aus Sicherheitsgründen nutzen viele Unternehmen Nicht-Microsoft-Produkte, wie Lotus-Notes. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte E-Mails im Nurtext-Format (ohne HTML-Elemente) verschicken.
Auf Schnörkeleien und Hintergrundbilder sollte man verzichten, es sei denn man würde für eine Briefbewerbung auch pinkfarbenes Briefpapier mit Rosen-Verzierung verwenden.
3) Attachments
Möglichst vermeiden, es sei denn man schickt verlangte Unterlagen wie den Lebenslauf mit. Attachments werden von einigen Firmen aus Sicherheitsgründen überhaupt nicht geöffnet. Daher empfiehlt sich der squeaker.net-OnlineCV, der kein Sicherheitsrisiko darstellt. Man kann ihn durch einen Link in der E-Mail (http://www.squeaker.net/cv/meinname) erwähnen.
Für alle angehängten Dateien gilt:
- Auf die Dateigröße achten. Über 2 MB strapaziert die Geduld des Empfängers.
- Vor dem Versenden auf Viren prüfen. In Word-Dokumenten Makros deaktivieren.
- Gängige Formate verwenden: Microsoft .doc ist gut, noch besser ist es, wenn man die gesamte Bewerbung mit Deckblatt, Lebenslauf und eingescannten Zeugnissen in einem Adobe PDF-Dokument zusammenfasst. Schicken Sie keine E-Mail mit 5 unsortierten Dokumenten mit nicht-beschreibenden Dokumentenamen.
- Keine selbstausführenden .exe-Dateien, da diese häufig im Firmenintranet rausgefiltert werden.
4) Absender-Adresse
Achten Sie darauf, dass Sie eine "angebrachte" E-Mail-Adresse benutzten und Ihren echten Namen als Absender in Ihrem E-Mail-Client (wie z.B. Outlook Express, Eudora etc.) oder bei Ihren Webmail-Einstellungen (wie bei Hotmail, GMX, yahoo! oder web.de) eingestellt haben. Absender wie drunkenbastard@hotmail.com strahlen nicht die notwendige Seriösität aus und können sogar als beleidigend empfunden werden. Nutzen Sie möglichst die Vorname.Nachname@provider.de Konvention.
5) Betreffzeile
Anhand der Betreffzeile kann der Empfänger schnell selektieren, welche E-Mails wichtig für ihn sind. Hier gehört also ein kurzes Statement zum Anliegen der E-Mail hin. Außerdem kann man versuchen, sich durch eine geschickt gewählte Betreffzeile von den anderen E-Mails im Posteingang abzuheben.
6) Anrede
Wenn es irgendwie möglich ist, sollte man den Namen der Kontaktperson herausfinden. Häufig kann man den Namen anhand der E-Mail-Adresse ableiten (z.B. Stefan.Menden@squeaker.net). Hat man den Namen des Ansprechpartners, sollte man ihn auf jeden Fall in der Anrede verwenden ("Sehr geehrter Herr Menden"). Hat man keinen Namen herausgefunden, empfiehlt sich dennoch eine höfliche Anrede ("Sehr geehrte Damen und Herren").
7) Anliegen
Das Anliegen der E-Mail schnell auf den Punkt bringen. Hier kann man etwas prägnanter als bei normalen Briefen vorgehen. Zu lange Texte liest man nicht gerne am Bildschirm. Bei zu ausschweifenden Formulierungen laufen Sie Gefahr, dass der Text nur grob überflogen wird. Bringen Sie die Sache auf den Punkt. Aber achten Sie auf jeden Fall auf die richtige Rechtschreibung (nach neuen oder alten Rechtschreiberegeln - keine Mischung der beiden!), Interpunktion, Groß-/Kleinschreibung und Wortwahl.
8) Verbleib
Man endet die Mail mit einem Verbleib oder Dank wie "Ich werde mir erlauben, diesbezüglich in den nächsten Tagen auf Sie zuzukommen." oder "In der Hoffnung auf eine gute Zusammenarbeit verbleibe ich mit freundlichen Grüßen.".
9) Kontaktdaten
Auf jeden Fall schließt man die Mail mit dem vollen Namen sowie eventuell benötigter Kontaktadresse (wie der eigenen E-Mail-Adresse, Telefonnummer (ggf. mit Ländervorwahl), Adresse, Homepage).
10) Old Economy vs. New Economy
Natürlich ist der Umgangston in vielen jungen Unternehmen lockerer als in etablierten Konzernen. Eine zu formelle Kontaktaufnahme wirkt hier schnell lächerlich und überzogen. Dennoch solltest Du daran denken, dass gerade in vielen der größeren Unternehmen der neuen Medien (>50 Mitarbeiter) die Personalverantwortlichen aus etablierten Unternehmen abgeworben wurden. Sie sind gewisse Höflichkeitsformen gewöhnt. Grundsätzlich gilt, dass man zunächst einen Tick höflicher sein sollte als man ursprünglich annimmt. Je nach Tonalität der Antwort kann man seinen Sprachgebrauch leicht anpassen, man sollte jedoch nie ins Umgangssprachliche und abrutschen und unprofessionell werden.
Bei etablierten Unternehmen gilt, dass der Sprachgebrauch in der E-Mail sich eher an Briefstandards richten sollte. Hier wird auf ein seriöses Auftreten, insbesondere vor Kunden, viel Wert gelegt.
Vor dem Abschicken sollten Sie nochmal kurz über Ihre E-Mail lesen und überprüfen, ob Sie sich an alle Regeln gehalten haben. Das einfache elektronische Verschicken einer Mail verleitet leider immer wieder zur Unachtsamkeit.
Mit freundlicher Unterstützung der Bewerbungs-Experten von squeaker.net, der
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Bewerbungs-Tuning: Lass Deine Bewerbung auf Vordermann bringen: squeaker.net optimiert Deinen Lebenslauf z.B. für die Online-Bewerbung oder eine Bewerbung im Ausland.
E-Mail-Bewerbung - "Qualität zählt"
Tanja Wischnewski aus dem CampusConcept-Team
Für die elektronische Bewerbung gelten dieselben Qualitätsstandards wie für die klassische Bewerbung. Damit die Mail auch beim zuständigen Ansprechpartner ankommt, sollten Bewerber die persönliche E-Mail-Adresse herausfinden. Post an personal@ oder recruiting@ landet häufig in Postfächern, die nur unregelmäßig gecheckt werden.
Die Personalverantwortlichen erwarten ein verbindliches, individuelles Anschreiben und einen aussagekräftigen Lebenslauf, am besten im Mail-Anhang. Im pdf-Format lassen sich Attachments klein halten, sodass sie beim Herunterladen nicht gleich den gesamten E-Mail-Verkehr lahm legen.
Bevor man seine Unterlagen losschickt, empfiehlt es sich immer, persönlich Kontakt mit dem Unternehmen aufzunehmen. So können Bewerber bereits im Vorfeld klären, ob zusätzlich ein Foto und Zeugnisse erwünscht sind. Zweiter Vorteil: Der Bewerber kann sich im Anschreiben auf das Telefonat beziehen und setzt sich hierdurch von Mitbewerbern ab.
Neben der Qualität der Bewerbung und der Qualifikation kommt es vor allem darauf an, dass die Chemie stimmt. Das entscheidet sich erst im persönlichen Kontakt - in Vorstellungsgesprächen und auf Hochschulkontaktmessen.
Regelmäßige Informationen zum Thema Bewerbung gibt es im kostenfreien NewsLetter CAMPUSdirect unter www.CampusChances.de.
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Was macht eine 41-Jährige Autorin in New York? Schreiben. Wegen New York. Und trotz New York. Unter anderem für
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